Hoe een simpele communicatieformule helpt ‘de neuzen dezelfde kant op’ te krijgen

Als je een willekeurige medewerker op de werkvloer vraagt te benoemen wat de visie van hun organisatie is, blijkt in de praktijk het antwoord op deze vraag niet altijd eenvoudig te geven. En ook als je vraagt wat de drie belangrijkste aandachtspunten voor de organisatie zijn, wordt een grote verscheidenheid aan antwoorden gegeven.

Teveel boodschappen

Zelfs wanneer de leiding van de organisatie de visie voor zichzelf helder heeft, wil een duidelijke rode draad in de communicatie over de visie (= een met elkaar gedeeld ambitieus beeld van de toekomst) en strategie (= hoe willen we dat toekomstbeeld realiseren) nog wel eens ontbreken. Er vanuit gaande dat ‘het brein van mensen lui is’, zoals onderbouwd in een artikel van Harvard Business Review, kun je niet verwachten dat medewerkers zelf moeite zullen doen de onderliggende boodschap tussen de regels door te lezen. Effectiever is het om het voor ze uit te spellen.

Vergelijk eens de volgende twee organisaties waar ik voor heb gewerkt. Organisatie 1 communiceerde vele ‘rijtjes’ aan boodschappen:

1 missie en 1 visie
1 nieuwe koers met 3 pijlers
4 kernwaarden
2 verschillende metaforen voor een transitie
5 speerpunten om de transitie vorm te geven

De vele begrippen en aandachtspunten vertroebelen de focus.

Simpele formule

Hoe zorg je dan wél voor een heldere boodschap die bij iedereen op het netvlies staat? Neem organisatie 2 als voorbeeld. Dit bedrijf linkte alle communicatie aan een strategie die drie pijlers omvatte. De visie en strategie kan ik jaren nadat ik voor dit bedrijf werkte nog reproduceren:

‘To be the leading provider of

[product] in Europe’ (= visie)
1) ‘Strengthen our customer approach’, 2) ‘Maximize the value of our product offerings’ en 3) ‘Develop the capabilities of our people and organization’ (= strategie)

De drie pijlers van de strategie vormden het uitgangspunt voor het meten van de prestaties van de organisatie (aan de hand van een Balanced Score Card) en voor de interne communicatie. In regelmatige e-mailupdates en bijvoorbeeld town hall meetings werden aan de hand van de strategie successen en aandachtspunten gedeeld. Door het herhaal­delijk communiceren van drie behapbare pijlers hadden medewerkers duidelijk voor ogen welke focus van hen verwacht werd.

Hang communicatie ergens aan op

Een ‘kapstok’ waar de bedrijfsvoering en interne communicatie aan kan worden opgehangen zorgt ervoor dat medewerkers scherp voor ogen hebben – en houden – hoe zij kunnen bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie. Belangrijk is het aantal aandachtsgebieden te beperken tot maximaal vijf.

Kan communicatie over jullie ambities ook beter? Neem dan contact op voor een vrijblijvende kennismaking. Ik kan jullie ondersteunen bij het communiceren van een heldere visie en strategie die richting geeft aan medewerkers.