Een communicatiestructuur die top en werkvloer verbindt.

Valt er winst te behalen in jullie communicatie met meer dialoog?

Zijn jullie op zoek naar een manier van communiceren die meer focus biedt, dialoog ondersteunt en jullie voortgang beter illustreert?

Zeg ‘ja’, en we kunnen die structuur samen implementeren.

Een goede basis voor meer interactie tussen top en werkvloer.

We implementeren een communicatiestructuur die ervoor zorgt dat medewerkers actiever worden betrokken en zich meer betrokken voelen. En als gevolg productiever zijn.

Als management delen – en herhalen – jullie je langetermijnvisie (‘belofte’), communiceren jullie haarscherp welke doelen jullie met elkaar willen realiseren en zijn jullie duidelijk over wat jullie van medewerkers verwachten. Van de medewerkers vragen en ontvangen jullie feedback over welke support zij nodig hebben om jullie ambities gezamenlijk te kunnen waarmaken. En met elkaar maken jullie expliciet welke voortgang en successen jullie boeken. Zodat jullie trots kunnen zijn.

“Juul biedt toegevoegde waarde door enerzijds de organisatie in te gaan en te helpen ‘bewijzen voor onze belofte’ als zorgorganisatie te helpen verzamelen en in- en extern zichtbaar te maken (communiceren), en anderzijds om nog meer in lijn met onze belofte te handelen (veranderen).” – manager Bedrijfsbureau, zorgorganisatie

Een verademing! Echt waar?

Ja, want na elke managementteamvergadering weten jullie wat je te doen staat: wat te communiceren en met wie. Belangrijke onderwerpen worden niet in het midden gelaten, maar worden gericht gedeeld met lijnmanagement en medewerkers. En jullie horen structureel wat er leeft bij medewerkers, zodat jullie hierop in kunnen spelen.

Maar, let op: communiceren aan de hand van deze structuur vraagt commitment van jullie als management. Om neuzen die dezelfde kant op staan. En om iemand die dit communicatieproces aanjaagt.

Dat kan iemand binnen jullie organisatie zijn. Of ik kan dat voor jullie doen, in elk geval in het begin.

Hoe ziet de communicatiestructuur eruit?

Stap 1: Eerst een korte analyse

Eerst geven jullie een inkijkje in hoe op dit moment de communicatie tussen senior management en de werkvloer en terug verloopt: in hoeverre hebben jullie je visie, ambities en de ervaren obstakels scherp? En op welke manier communiceren jullie als management, ondersteund door het communicatieteam, hierover met medewerkers?

Stap 2: Visie op 1 A4

Als basis voor alle communicatie stellen we vervolgens een duidelijke leidraad op met daarin jullie visie voor de langere termijn, jullie belangrijkste doelstellingen voor dit jaar, belangrijke mijlpalen op de weg er naar toe en wat van medewerkers wordt gevraagd om dit tot een succes te maken.

Stap 3: Implementatie van minimale communicatiestructuur

Vervolgens zorgen we dat een drietal communicatiemiddelen en -processen opgelijnd worden:

• Leadership mail: een regelmatige update vanuit het senior management naar de werkvloer die ervoor zorgt dat medewerkers niet volledig afhankelijk zijn van de top-down ‘cascade’ van informatie door hun manager. Over verwachtingen, bedrijfsbrede resultaten, opgeloste issues en voorbeelden van succes.
• Teambriefing proces: een gestructureerde manier van het face-to-face communiceren naar aanleiding van (management-)teamvergaderingen van senior management naar lijnmanagement, en van lijnmanagement naar teams en terug. Gelijksoortige onderwerpen als via de leadershipmail, maar met ruimte om hier de dialoog over aan te gaan. En het weer ophalen van vragen, issues, ideeën en successen vanuit de teams.
• Team winning boards: het monitoren van voortgang en obstakels en successen en rituelen om belangrijke mijlpalen te vieren.

Gaat deze manier van communiceren voor een hoger engagement zorgen?

Organisaties die actief communiceren over hun visie blijken beter te presteren, tevredener medewerkers te hebben, een lager personeelsverloop en meer. En ook duidelijkheid over wat er van medewerkers wordt verwacht, een gevoel van voortgang, steun, betekenis, autonomie en expertise zorgen voor een hogere employee engagement.

Dus als jullie als management bereid zijn om consequent informatie te brengen en input te vragen aan de hand van deze structuur, leveren jullie een positieve bijdrage aan de employee engagement. En een hogere productiviteit.

“Juul is een toegewijde professional en heeft grondige kennis van een breed scala aan communicatietechnieken en -benaderingen. Juul is een betrouwbare business partner en een goede teamspeler.” – BU HR Director, multinational

Aan de slag?

Willen jullie deze communicatiestructuur in jullie organisatie implementeren? Stuur me een mail, dan gaan we met stap 1 en 2 aan de slag, voor de vaste prijs van 495 euro ex. btw. Daarna steken we de koppen bij elkaar en calculeer ik welke investering van jullie nodig is voor de vervolgstappen. Dit hangt onder andere af van of er een of meer communicatieprofessionals beschikbaar zijn die bij het proces kunnen ondersteunen.